公文管理系统软件 提升办公效率的利器
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引言： 在现代办公环境中，公文管理是组织运作的重要组成部分。然而，传统的纸质公文管理方式已经无法满足快速发展的信息化需求。为了提高工作效率、降低成本并实现数字化转型，越来越多的组织开始采用公文管理系统软件。本文将介绍公文管理系统软件的定义、功能及其对办公效率的积极影响。
第一部分：公文管理系统软件的定义和功能 公文管理系统软件是一种专门设计用于处理、管理和跟踪公文流转的工具。它以数字化的方式替代了传统的纸质公文，为组织提供了全面的公文管理解决方案。公文管理系统软件的核心功能包括：公文录入、公文审批、公文查询、公文归档等。通过这些功能，用户可以轻松地创建、审批、传输和存档各类公文，实现公文的全生命周期管理。
第二部分：公文管理系统软件的优势
提高工作效率：公文管理系统软件通过自动化流程和集中化管理，大大提高了工作效率。用户可以根据需求快速创建公文，并通过系统自动化的审批流程实现快速审批。同时，公文管理系统软件还提供了快速查询和归档功能，使用户可以迅速找到需要的公文，节省了大量的时间和精力。降低成本：传统的纸质公文管理需要大量的纸张、打印机和办公用品等资源投入。而公文管理系统软件的使用可以将大部分公文数字化，减少了对纸张和打印机的依赖，降低了办公成本。此外，公文管理系统软件还可以减少人工处理和传输公文的工作量，进一步降低了人力成本。提升信息安全性：公文管理系统软件通过权限控制和数据加密等安全措施，保障了公文的机密性和完整性。只有经过授权的用户才能访问和处理公文，有效防止了信息泄露和篡改的风险。与此同时，公文管理系统软件还提供了数据备份和恢复功能，确保公文数据的安全性和可靠性。
第三部分：公文管理系统软件的应用案例 公文管理系统软件已经在各个领域得到广泛应用。政府机关、企事业单位、学校等组织都可以通过使用公文管理系统软件提升办公效率。举例来说，某政府机关采用公文管理系统软件后，公文的处理速度大大提高，审批流程更加透明，公文的传输和存档也更加方便。这不仅提高了政府机关的工作效率，还增强了公信力和服务水平。
结论： 公文管理系统软件是现代办公环境中不可或缺的工具。通过提高工作效率、降低成本和提升信息安全性，公文管理系统软件为组织带来了巨大的益处。因此，我们鼓励各个组织积极采用公文管理系统软件，以提升办公效率、实现数字化转型。
19个政务APP合为1个！让公文流转少绕弯
来源：【人民日报中央厨房-碰碰词儿工作室】
近日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《整治形式主义为基层减负若干规定》，要求“规范政务移动互联网应用程序管理”，清理整合面向基层的政务应用程序、严格建设管理、防止功能异化。
针对基层公文政务系统多、流程长等问题，湖南省长沙县开发包括电脑端和移动端的政务办公平台——“在星沙”政务办公系统，将多个公文政务系统整合为一个，提升办公效率，减轻干部负担。长沙县大多数基层干部已使用该系统，手机里的政务APP数量变少。人民日报记者近日探访当地，记录基层干部的使用体验与感受。
下班前半小时，湖南省长沙县发展改革局办公室干部郑思的手机信息提示音响了两次。打开手机上的“在星沙”政务APP查看——一则通知需要下发至科室，一则文件需要呈签。
如果是以前，郑思得赶紧把两份材料打印出来，找相关责任人走线下审签程序。“在几个办公室转一圈，至少得花一两个小时。”郑思说，但现在，她只需要在手机APP上轻点，半分钟内，就能将文件送达指定人员。
公文流转，一键直达，这样的便利得益于“在星沙”政务办公系统的上线。2022年12月，长沙县基于政务云、一网统管用户中心等数字政务底座，在确保网络信息安全的情况下，上线包括电脑端和移动端的政务办公平台——“在星沙”政务办公系统，协调优化县委、县政府、自贸临空区、自贸会展区办公流程。该系统全面对接长沙市协同办公平台和长沙经开区办文系统，于今年3月起逐步在全县干部中推广使用。
发文走件效率低
原因何在？
多个公文政务系统不联通，重复下载、录入，线下签审速度慢
公文政务系统，并不是新鲜事。
多年来，随着政务电子化、信息化发展，长沙县推出过一些公文政务系统。“在星沙”政务办公系统上线前，县委办的“长沙县区块链+政务协同办公平台”、县政府办的“长沙县公文登记系统”、县发展改革局使用的协同办公系统……一个仅仅涉及县委办、政府办、发展改革局三方的文件，就得登录3套不同系统进行流转。长沙县各部门根据业务需要建设了至少9个内部办公系统，干部交错使用，耗时费力。
为何会出现多个公文政务系统？“教育局建立智慧教育办公系统，目的是打通内设科室和全县教育集团及学校，注重实现会议文件的线上签批和传输；自然资源局把公文办理和业务审批结合，开放部分土地规划、巡查图斑等数据，配置项目建设用地报批查询和公文线上签批等功能。”长沙县大数据中心建设运维部部长曾洋泱说，“各有各的考虑，也都有一定实际用途。”
但多个公文系统并存，辛苦的就是基层干部。“‘在星沙’政务办公系统上线前，我每天上班时，要打开3个系统，相关信息需要重复下载、录入。”郑思说，“收文后，在本单位内部，再通过线下方式走审签流程；要是牵涉其他部门，重复下载和录入等问题还会继续延伸。”
2022年底的一天，郑思通过政府公文登记系统，收到县政府办转来的市级文件，要求报送长株潭一体化落实情况。由于长株潭一体化工作包含产业发展、基础设施、公共服务、生态环境等方面，需要收集交通运输局、工信局、科技局、教育局等20多个相关单位的工作开展情况。
经办人员通过电话、传真等方式，通知这些单位梳理工作情况报送至发展改革局。“20多个主要单位各自下载文件，都走了一遍线下审签流程，将文件资料传至发展改革局。我们下载下来，走完线下审签流程，再上传政府公文登记系统，才能将工作资料报送至县政府办。”郑思说。不同系统间切换，线上线下间转换，增加了一些不必要的负担，也降低了工作效率。
发文走件为何耗时长、效率低？“主要原因在于全县公文政务系统不联通，‘在星沙’政务办公系统就是从这个问题出发，切实减轻基层干部的负担。”曾洋泱说。“在星沙”政务办公系统目前在全县各级干部中普及率已超九成。
整合系统智能化
便利在哪？
一个系统一键收发公文，实时掌握签批进度，留足经办时间
8月5日，一份关于长沙县2024年农村公路危桥改造（涉农）项目的文件传至发展改革局。项目是否必要，需5天内给出答复。
按照工作规范，长沙县发展改革局主要负责人、分管负责人、相关科室负责人需要先给出意见，最后再到具体经办人手里。“即便办公室以最快速度走流程，也至少要两三天。”留给经办人、长沙县发展改革局投资科科员李慨杨的时间，可能最多一两天。
在这一两天内，他要联合交通运输局、危桥改造项目所在镇（街道）、财政局等单位协同完成实地查勘，就危桥现状完成等级评估，形成项目必要性结论。时间挺紧，任务不少。“如果线下签审环节中，遇到相关领导不在或未及时签字，就会影响整个后续流程。”郑思说。
要提高效率，在期限内完成工作，那就只能在发文走件的内部流程上做优化，为一线经办人员留出更多时间。现在一个系统一键收发公文，能实时掌握公文签批进度。
“文件到了局里，第二天甚至当天就能到我这里。”李慨杨深有体会。8月6日，收到经办任务，他联系多个责任部门；8日到安沙、青山铺、北山等多个镇的项目现场完成查勘；9日按时答复上级部门。比起过去，工作节奏更有序，压力显著减轻。
除了单位内部，单位之间行文也更方便。6月26日，长沙县发展改革局依照惯例，需再度报送长株潭一体化半年度工作进度，仍涉及20多个主要单位。通过“在星沙”政务办公系统发布通知，收到信息的各单位收集信息、汇总材料，直至完成审签报送，几乎不用打印一张纸，更不用重复下载和录入。
“‘在星沙’政务办公系统上线后，80%以上公文可在2小时内办结，跨多部门流转的公文，平均办结时间由10天缩减为3天，个别急件实现了申报到办结的快速审批。”曾洋泱告诉记者。目前，“在星沙”政务APP整合了全县19个政务APP，并与上级政务系统打通，实现市、县两级公文双向传输。
提升效能减负担
怎么优化？
合理集成相关功能，优先做好关键模块，回归政务工具属性
效率高、省时间、有数据、可查询，随着“在星沙”政务APP办文模块的日益完善，基层干部切实感受到了线上办文的便利性。截至目前，长沙县113个单位（含议事协调机构）14293人使用“在星沙”政务办公系统，通过其传输各类公文函件1.5万余条，处理各类公文函件8.5万余件。
从系统内的精准数据统计，同样可以看出基层减负的成效。“截至7月底，今年街道处理各类公文函件1700余条，同比减少10%。”（上朗下木）梨街道党政办副主任彭力告诉记者。
合理集成，减少其他政务APP使用。以高效办文为例，“在星沙”政务APP从整合一项功能到整合一类功能，同时开发了“我的会议”“任务督办”模块，规范会议召开、督查检查等内容。“手机上现在装的政务APP越来越少，运转都更畅快了。”彭力说。
聚焦重点，优先做好关键模块。“‘在星沙’政务办公系统功能模块也不是越多越好、越全越好。”曾洋泱说，聚焦干部工作职责，避免APP庞大臃肿、低效运行，该系统十分注重厘清内容边界和功能边界。
“目的是确保政务APP回归政务处理的工具属性，各级干部在使用时，不会被无关信息干扰，更不用增加额外负担。”曾洋泱说。“在星沙”政务办公系统相应功能模块精确设置权限范围，基层干部只需要接收自己职责范围内的信息，其应用界面也更简洁。
目前，“在星沙”政务办公系统已形成贯通市级办公平台，涵盖县区各部门、各镇（街道）的综合办文体系。电子化公文的推行，减少了纸质公文的打印、装帧、呈送、跟踪等环节，用户通过手机随时随地查阅和处理公文。“这个政务APP的推出，提高了政务‘智治’效能，也做到了为基层干部减负。”郑思说。
版面来源：《人民日报》2024.8.30 第10版
人民日报记者 申智林
版面责编：季健明 许丹旸 徐雷鹏
本期责编：刘莉莉 罗 彦 苏 洋（实习）
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